Un truc que t'as pas précisé, c'est si tu voulais faire des bénefs ou pas...
Si tu veux pas que ça parte en couille, concentre-toi :
0) Du fric !!! Le gros problème c'est pas de faire une soirée de mille personnes, c'est d'avoir les épaules pour pouvoir 1) avoir un capital qui peut supporter les coûts nécessaires à la préparation ou pouvoir donner des garanties en cas de payement des fournisseurs après la soirée, quand t'as déjà le cash en main. Vois ce que l'école peut lâcher, si le Conseil des élèves (ou peut importe comment vous l'appelez) a des fonds, si on peut les utiliser, ou à l'inverse si vous pouvez pas en trouver pour lancer la soirée (car-wash, vente de muguet, les enroules de scouts par exemple). Autre chose : trouver des sponsors !!! Et insister pour mettre un max de gens sur cette recherche de sponsors : quelques gars de l'orga c'est pas énorme, et de toutes façons il faut viser le piston. La boîte de la maman d'Untel qui met 500 € dans la soirée, ça s'est déjà vu et ça fait plaisir.
Mets au point un budget, c'est primordial (déjà pour fixer le prix d'entrée), tu trouveras les points principaux dans le reste du post...
1) Etablir un projection raisonnable de ce que tu veux et de ce qu'il peut arriver (1000 personnes ? T'es sûr ? Et ils devront tous êtres fringués pour un bal, en sachant que si un tiers des gens sont pas habillés ça aura l'air cheap ? Tu as mille jeunes sous la main qui sont chauds ? Et tu as une salle dans la région qui peut accueillir tout ça ?) Tu veux un thème ? Il faut pas qu'il soit ringard/éculés et pas non plus se dire que "C'est une soirée hawaïenne" parce qu'il y a un bac à sable, deux connasses avec des colliers de fleurs et trois palmiers en plastique. Il vaut mieux faire les choses de façon correcte et moins flashy que de rater un effet.
2) Trouver une salle : le plus dur. il faut une bonne localisation, une bonne réputation, la capacité suffisante, des moyens d'accès et des garanties de sécurité ; et il faut qu'en plus ils acceptent de te laisser le bar (et il y a les questions de licence). Une fois que tu as la salle, tu te renseignes de ton côté pour voir si elle peut effectivement accueillir une soirée de mille jeunes, dont des mineurs, qui va amener des jeunes bourrés partout dans les environs (attention aux plaintes des riverains, même si ça concerne plus la salle que toi), si la musique doit pas être coupée à 2h à cause d'un règlement communal à la con, si 'y a assez de sorties de secours, et tout ce genre de brol ; les flics et les pompiers pourront te renseigner.
3) Trouver des fournisseurs, ça c'est encore cool, suivant ce que t'as de dispo dans la région, suivant les prix, et des trucs importants genre : est-ce qu'il livre ? est-ce qu'il reprend les invendus ? Ou des trucs encore plus cons comme savoir si c'est lui qui amène les gobelets ou bien que tu vas courir après 15.000 gobelets le jour-même à 18h...
Il faut veiller à avoir un bar restreint. C'est une soirée de jeune, bière, coca, éventuellement flotte (dépend des chiottes et des points d'eau, mais toujours gratos !!), plus l'une ou l'autre chose, mais t'emballe pas : c'est une soirée rhéto, pas un bar à cocktail. Même si certains trucs marchent très bien, genre alcopops pour les eufs, ou alcools aux fruits (mais attention les dégâts, c'est pratique pour la drague, mais avoir des centaines de gamines en train de quicher devant l'entrée avec les parents, les profs et le dirlo, c'est pas la classe non plus pour l'orga.
4) Trouver des sorteurs. Attention budget !!! Des bons sorteurs sont très chers !!! Enfin ça dépend des risques (c'est un coin à risque ? Une école "chaude" ou aucun stress ?), mais parfois juste prendre un gars qui fait 2m et 110 kilos ou du karaté ne suffisent pas. Un vrai sorteur a une formation, et sait comment réagir en cas de vrai problème, je parle pas de 2 gars bourrés qui se mettent 2-3 droites, mais d'une baston couteau/arme à feu, d'un incendie, d'une bande qui vient foutre le souk/racketter, de la présence de dealers, etc. En plus de vrais sorteurs font un briefing exact de ce qui peut être fait ou pas à toute l'équipe organisatrice, savent comment occuper l'espace de ta salle et ont souvent des moyens de communiquer rapidement entre eux, bref une vraie manière de bosser. Certains trouveront ça ridicule, mais perso... je trouve qu'il faut pas sous-estimer l'importance des sorteurs, ça fait parfois mal au payement mais 'y a un prix à payer quand tu veux la sécurité de ton événement et de ceux qui s'y rendent.
5) Trouver du personnel. A la fois ça va, t'as de la main-d'oeuvre puisque c'est une école, mais est-ce que c'est fiable ? Qui va faire l'entrée ? Le bar ? Les tickets ? Madame Pipi ? Il faut du monde, des équipes qui tournent suivant des shifts précis et à qui l'on peut faire confiance. Quand je dis confiance, je dis pas que le barman peut pas couler pour ses potes ou qu'une meuf peut pas faire entrer sa cousine en schlaïde, enfin c'est chacun son point de vue mais je trouve ça humain... si on peut même plus profiter d'un pote au bar, où va-t-on ? Le vrai ptoblème sont ceux qui n'arrivent plus du tout à gérer parce qu'ils sont déchirés (c'est humain aussi, mais nettement plus gênant quand tu t'es engagé à donner un coup de main) ou qui nient leur tournante parce qu'ils n'ont pas envie de zoner entre 1h30 et 3h à l'entrée... Ce qui est humain aussi, mais bon voilà.
6) Le matos... Des concerts, c'est chouettes mais ça fait pas mal de bordel et de boulot en plus (le montage, ça va parce que personne n'est là, mais le rush entre la fin des concerts et la soirée qui doit se lancer, c'est parfois l'horreur), sinon arrange-toi pour prendre des gars qui vont tout gérer
de A à Z pour la sono, qui débarquent, montent leur matos, mettent du son à la seconde où l'on a envie que la soirée commence, font péter et remballent leur matos à la fin avant de disparaître en disant salut et merci. Aie une idée précise de ce que tu veux comme sonorisation, quitte à l'emmener voir la salle pour voir quelle puissance de son tu veux et ce qu'il aurait besoin pour y arriver... Pas besoin d'un mur de Deltamax mais bon, 'y a quand même 1000 personnes... Et il faut voir si tu choisis de payer la SABAM (droits d'auteur pour la musique passée). honnêtement, c'est assez cher et t'as une chance sur mille de te faire chopper, mais si ça arriver aïe aïe aïe
Sinon 'y a du matos divers que tu peux ramener de l'école, louer chez Boels ou à la CF, genre des barrières nadar pour la file, de quoi fermer certaines entrées (attention aux sorties de secours), des tables et chaises pour les tickets/DJs/..., enfin, tout ce qu'il y a pas à la salle et dont tu pourrais avoir besoin.
Faire gaffe... Si tout foire parce que l'orga et les rhétos 2008 ont exagéré, vous allez en garder un souvenir excellent qui vous fera rire pendant des années... mais le reste de la school attendra peut-être 10 ans avant de pouvoir refaire un bal, suivant le traumatisme causé à la direction... :-D
9) A ne pas faire trop tard même si c'est en 9) : affiches et flyers. D'abord trouver qui va faire l'affiche et le flyer (pourquoi pas un concours ouvert à l'école, pour pas devoir payer de graphiste ?). Prendre contact avec des imprimeurs pour voir quels sont les tarifs. Voir qui vous voulez (ou pas) à cette soirée, la limite d'âge, le dress-code, pas oublier les mentions légales, etc. Puis voir qui vous voulez attirer, où vous mettrez les affiches, où vous distribuerez les flyers... (Et il faut encore trouver des gens pour le faire)
10) J'allais oublier le plus important, enfin pas vraiment dans ton cas puisque tu peux compter sur une présence massive de ton école : trouver une bonne date. Pas d'autre soirée, pas d'obligation quelconque, pas de Bal des Busés, un chapiteau dans la région et vérifier que les gens des écoles que tu veux attirer ont bien fini leurs exams. Ce genre de choses...
Si c'est pour la fin d'année... Grouille-toi, c'est chaud !!! Mais si tu arrives à répondre à ces 10 points et à présenter tout ce bordel au directeur 1) ton projet aura un minimum de gueule, 2) t'auras bien bossé...
Mais je le répète, le temps presse (surtout pour la date, la salle, etc., tous ces trucs qui se fixent longtemps à l'avance) donc hésite pas à programmer des réunions avec des gens
motivés le plus tôt possible, toute avance est bonne à prendre.
Dernière chose (même si j'ai sûrement oublié plein de trucs, mais c'est un début), c'est pas parce qu'on est un peu sérieux dans son organisation qu'on doit faire le tyran, ça peut être fait dans l'ambiance la plus relax du monde, si chacun se rend compte qu'avoir un minimum de rigueur (putain c'est moi qui utilise ce mot ?) dans son organisation est le meilleur moyen de bien se poiler sans devoir trop se faire chier.
Et à la fin, à 7 ou 8h du mat', tu débouches les bouteilles de champ' avec tous les bénévoles (qui sont encore debout), tu les remercies et tu te dis que finalement tout s'est bien passé... Ca, c'est le pied... :-D
